3 pequeñas costumbres que pueden aumentar tu productividad con el email

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Pocas cosas hay tan frustrantes como ver el día terminando y la cantidad de tareas que hacer disminuyendo a un ritmo infernalmente lento.

Aumentar la productividad no es algo que se consiga en un día o dos, requiere un cambio de costumbres, una forma de trabajar completamente diferente, pero siempre hay un primer paso que debe ser dado.

En este breve artículo os daré tres consejos que pueden ayudar a mejorar la productividad cuando trabajas con el correo electrónico, tres costumbres que podéis comenzar a adquirir usando recursos existentes de forma gratuita.

Transformar emails en tareas

Uno de los principales problemas en un entorno de trabajo es la caja de entrada infinita. Vemos cientos y cientos de emails, y no recordamos cuáles requieren una acción por nuestra parte y cuales están en modo de espera.

Si usáis Gmail, o un dominio propio bajo el entorno Google, podéis transformar emails en tareas, tareas que tendrán un enlace al email correspondiente, de forma que queda mucho más claro cuándo tenemos que hacer algo y el contexto de dicha tarea.

En este vídeo os explico cómo hacerlo:

Usa los colores en las estrellitas de los emails

En la sección de configuración de Gmail tenemos la posibilidad de definir cuántos iconos diferentes podemos asociar a un email. Es posible poner estrellas azules, signos de admiración, interrogantes, señales amarillas y más.

iconos gmail

Podemos definir una acción para cada código, como:

– interrogante: email que espera una respuesta por el otro lado.
– Admiración roja: Lo que tengo que hacer en menos de 24 horas.
– Estrella azul: Email informativo que tengo que leer cuando tenga tiempo libre, para después archivarlo.
– Verde: Email que ya no requiere ninguna acción, listo para ser archivado.

Usa fechas como etiquetas

fechas como etiquetas

Gmail permite poner etiquetas a cada email, algo muy útil para clasificarlos en carpetas en el menú lateral, pero también podéis usar ese recurso para poner una etiqueta que indique una fecha, de esa forma podemos, de un solo vistazo, saber cuándo tenemos que actuar en un email específico.

Esta función puede complementar al truco de las tareas, ya que podemos marcar un email con una fecha para que nos acordemos de que ese email requiere atención antes de un momento específico, sin que sea necesario abrir una tarea para el tema.

Son tres trucos sencillos que en mi caso me ayudan a gestionar los cientos de emails que recibo cada día, de forma que tengo casi una plataforma de gestión de proyectos dentro de una caja de email tradicional.



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